Terminplanung und Kalendermanagement in einfach
Schnell mal ein Meeting mit den Kolleg:innen aus der anderen Abteilung einstellen oder mit der Kontaktempfehlung ein Erstgespräch vereinbaren. Oftmals artet diese Aufgabenstellung zum Terminvorschlags-Ping-Pong aus. Outlook kann auch das ungemein vereinfachen. Durch wenige Tools und Tricks wird die Terminplanung in einem sauber eingerichteten Microsoft365 zum Kinderspiel. In diesem Beitrag haben wir Ihnen genau diese Tools und Tricks zusammengestellt. Lassen Sie uns doch gerne einen Kommentar unter dem Blog zurück, welche weiteren Tipps Sie empfehlen können oder schicken Sie uns einfach auf LinkedIn eine Nachricht, wie es Ihnen so geht.
Terminplanungs-Assistent von Outlook benutzen
Diese Funktion hilft Ihnen interne Termine zu koordinieren. So ersparen Sie sich Abstimmungen und Blocker, da Sie nur noch einen Terminvorschlag als Einladung an die Teilnehmer:innen des Meetings verschicken müssen. Vorausgesetzt ihr Microsoft365 ist korrekt eingerichtet und die Kalender werden, von allen in der Organisation, gewissenhaft gepflegt. Um den Terminplanungs-Assistenten zu benutzen klicken Sie in Outlook unten auf den Kalender und tragen die von Ihnen gewünschte Person in das dafür vorgesehene Feld ein. Anschließend können Sie mit dem Assistenten in eine geteilte Kalenderansicht wechseln in denen Ihr und der Kalender der Organisationsinternen Person, die Sie ins Einladungsfeld geschrieben haben angezeigt wird. Anschließend können Sie ganz einfach und visuell nach Überschneidungen im Kalender und einem freien Spot für Ihr Meeting suchen.
FindTime Add-on in Outlook installieren
FindTime ist ein Add-On von Microsoft selbst, das es Ihnen ermöglicht Organisations-Externen mehrere Terminvorschläge zu schicken. Eine sehr schöne Funktion des Add-Ons ist, dass sie Ihnen direkt Blocker für die Terminvorschläge in Ihren Outlook-Kalender einstellt und nach der Abstimmung mit Ihrem Gegenüber diese automatisch löscht und eine Besprechung für alle einstellt. Wir bei INVENTRY haben aber die Erfahrung gemacht, dass Empfänger:innen, mit einem nicht korrekt eingerichteten Microsoft365 Account, oft nicht korrekt auf die Terminvorschläge zugreifen können. Ist sichergestellt, dass die Person an die sie Ihre Terminvorschläge mit FindTime schicken, die Termine auch öffnen kann, erhöht die Nutzung massiv ihre Produktivität und Verlässlichkeit. Denn durch die automatischen Blocker ist fast zu 100% sichergestellt, dass es zu keinen doppelten Terminen kommt.
Outlook Integration für Calendly
Eines der beliebtesten Tools zur Terminvereinbarung ist Calendly. Hier können Sie Ihren Outlook-Kalender (oder Teile davon) für andere freigeben, die sich dann einen Termin bei Ihnen buchen können. Wenn Sie mit mir einen Termin vereinbaren wollen, welche Potentiale Microsoft365 bei Ihnen hat, können Sie das z.B. hier in meinem Calendly machen. Obgleich Calendly ein Drittanbieter ist, bestehen hier mannigfaltige Möglichkeiten der Integration in das Angebot von Microsoft365, wie beispielsweise im Sinne von Mailversand und Terminerinnerungen. Zu beachten sind hier existierende Datenschutz-seitige Regeln, die vor der großflächigen Implementation, zu prüfen sind.
Anfahrten als Kalenderereignisse in Outlook
Alle Termine sind vereinbart (über welches Tool auch immer). Und nun? Gefühlt finden heute die meisten Termine digital über Teams, Zoom oder einen anderen Videotelefonie-Service statt. Umso eher kann bei der Terminplanung der Fauxpas passieren, dass kurz davor oder danach ein weiter Call geplant wird. Darum empfehlen wir bei Außenterminen immer eine Anfahrt als separaten Termin zu buchen (zu dem Sie auch die Kolleg:innen einladen sollten, die dabei sind), damit es kein Terminchaos gibt.
Premiumtipp: Urlaubsplanung in Outlook
Gerade in kleinen Unternehmen gibt es oftmals kein eigenes Tool für die Urlaubsplanung. Auch hier kann Outlook hilfreich sein. Möchte ein:e Kolleg:in in den Urlaub, so kann die genehmigende Person zu einem entsprechen Outlook Termin eingeladen werden (z.B. Urlaubsanfrage Melanie Musterfrau). Hat der Vorgesetzte durch die Annahme der Einladung den Urlaub im System bestätigt, lädt Frau Musterfrau die anderen Kolleg:innen ein, um sie über ihre Abwesenheit zu informieren. Dieses Vorgehen ist zwar nur in kleinen Unternehmen zu empfehlen, dort aber sehr Hands on und einfach.
Termintools für Outlook ins Unternehmen implementieren
Sie haben gesehen, dass Outlook einige spannende technische Funktionen oder Anbindungen bietet, die gerade die Terminplanung vereinfachen. Wichtig ist aber vorher zu prüfen, inwiefern sich gerade die technischen Tools in den Unternehmensalltag und die bestehenden Microsoft-Infrastruktur integrieren lassen. Kommen Sie zum Austausch hinsichtlich ihrer lokalen Gegebenheiten gerne auf uns zu. Gemeinsam bewerten wir die Ausgangssituation und darauf aufbauende Möglichkeiten die oben genannten Tools und Tipps anzuwenden. Und mal ehrlich: Anfahrten können Sie ab jetzt ja immer einstellen.