Tipps & Tricks

Warum Sie IT-Aspekte und rechtliche Aspekte in der Bewerbungsphase beachten sollten?

Der Bewerbungsprozess ist durch die Anforderungen des Datenschutzes und des Arbeitsrechts stark reglementiert. Diese Anforderungen müssen von Arbeitgeber:innen in der Praxis umgesetzt werden. In diesem Betrag beleuchten wir, wie ein in den digitalen Arbeitsprozess praktikabel eingebetteter Bewerbungsprozess aussehen kann. Die juristische Betrachtung übernimmt der Fachanwalt für Arbeitsrecht Michael Vedders von den Unternehmerverbänden Südhessen in Darmstadt. Am Ende dieses Beitrags fassen wir die technologischen Maßnahmen kompakt zusammen.

Welche Pflichten haben Unternehmen und woraus ergeben sie sich?

Beginnen wir mit einem Beispiel: Sie schreiben eine neue Stelle für eine Logistik-Fachkraft auf Ihrer Website aus. Nach einiger Zeit erhalten Sie – in der Regel per E-Mail – die erste Bewerbung mit Anschreiben, Zeugnissen und einem Lebenslauf. Ab diesem Moment verarbeiten Sie personenbezogene Bewerber:innendaten. Bei der Verarbeitung sind bestimmte gesetzliche Pflichten zu beachten:

1. Datenschutz definiert, welche Daten verarbeitet werden dürfen:
   Bewerber:innen gelten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes als Beschäftigte. Das heißt, Unternehmen dürfen die personenbezogenen Beschäftigtendaten verarbeiten, die für die Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses relevant sind.
2. Virtuelle Vorstellungsgespräche als eigenständiger Verarbeitungsprozess:
   Vorstellungsgespräche per Videokonferenzsystem sind als eigener Verarbeitungsprozess zu betrachten. In diesen Fällen ist zusätzlich eine Einwilligungserklärung durch den/die Bewerber:in vor der Datenverarbeitung (d.h. spätestens vor dem Vorstellungsgespräch) erforderlich.
3. Daten müssen nach Abwägung der Interessen gelöscht werden:
   Werden personenbezogenen Daten – etwa von abgelehnten Bewerber:innen – nicht mehr benötigt, sind sie grundsätzlich unverzüglich zu löschen (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. die Bewerbungsunterlagen sind zurückzuschicken. Dies gilt nicht, soweit das Unternehmen die Daten speichert, um möglichen Rechtsansprüchen geltend zu machen oder sich gegen Ansprüche der Bewerbenden verteidigen zu können ( 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Spätestens sechs Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses sollten Sie die Bewerber:innendaten jedoch löschen.

Rechtliche Anforderungen prozessual umsetzen:

Schauen wir uns an, wie diese Anforderungen und Möglichkeiten konkret umgesetzt werden können:

1. Bewerber:innen über Datenverarbeitung informieren:
   Bewerber:innen sind über die Verarbeitung ihrer Daten sowie über ihre Betroffenenrechte in transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form, sowie in einfacher und klarer Sprache zu informieren. Diese Information können Sie in Form eines Autoresponders hinter ein Bewerbungspostfach (z.B. bewerbung@beispielfirma.de) legen, der eine Eingangsbestätigung und einen Verweis auf eine Unterseite Ihrer Website enthält, auf der die Bewerber:innen die aktuelle Fassung Ihrer Datenschutzinformationen finden.
2. Datenverbreitung eindämmen:
   Bei Datenverarbeitungsprozessen gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Auch hier vereinfacht ein zentrales E-Mailpostfach für Bewerbung bzw. eine dezidierte und geschützte Datenablage eine rechtmäßige Datenverarbeitung. Das Versenden von Bewerbungsunterlagen per interner E-Mail sollten Sie vermeiden, da im Zweifelsfall niemand mehr weiß, bei wem die versendeten Bewerbungsunterlagen noch im Postfach schlummern. In diesem Fall wäre eine ordnungsgemäße Löschung der Daten nicht gewährleistet.
3. Datensicherheit gewährleisten:
   Die Bewerber:innendaten sind über technische und organisatorische Maßnahmen (kurz TOMs) vor unberechtigtem Datenzugriffen zu schützen. Das können Sie beispielsweise durch ein Berechtigungskonzept der Postfächer und Ordner, aber auch durch die Verwendung von sicheren Passwörtern erreichen. Mit Bewerber:innen sollten Sie ausschließlich mittels verschlüsselter E-Mail korrespondieren. Die Microsoft365 Suite bietet hier „out of the Box“ umfangreiche Lösungen zur Verschlüsselung von Daten.
4. Verarbeitungsverzeichnis erstellen:
   Unternehmen müssen ihre Datenverarbeitungsprozesse von Beginn bis zum Ende des Bewerbungsverfahrens kennen und auf ihre Rechtskonformität (durch ihren Datenschutzbeauftragten oder eine:n Jurist:in) überprüfen. Die DSGVO verlangt hierfür ein sogenanntes Verarbeitungsverzeichnis, in dem die Verarbeitung personenbezogener Daten zu dokumentieren ist. Bei externer Speicherung von Daten durch einen IT-Dienstleister (z.B. in Rechenzentren oder der Cloud) ist zusätzlich ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag notwendig.
5. Wirkliche Löschung sicherstellen:
   Schließlich müssen Sie ein Löschkonzept implementieren, dass für eine fristgerechte und vollständige Löschung der Bewerber:innendaten im gesamten Unternehmen sorgt. Ein praktischer Weg dieses Löschkonzept technologisch umzusetzen, ist die Backup-Aufbewahrungszeit (Retention Time) für das Bewerbungspostfach auf sechs Monat anzulegen und die Bewerberdaten umgehend zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. So können Sie verhindern, dass Daten, die eigentlich gelöscht werden müssten, im Backup vorhanden bleiben.

Welche Daten Sie im digitalen Bewerbungsprozess verarbeiten dürfen:

Fassen wir diese Punkte anhand unseres Beispiels einmal zusammen: Die personenbezogenen Daten Ihrer Bewerber:innen – Anschreiben, Zeugnissen und Lebenslauf – dürfen Sie für das Bewerbungsverfahren verarbeiten und speichern. Schickt Ihnen der/die Bewerber:in mit der Bewerbung als Logistik-Fachkraft die Steuererklärung mit, müssen Sie diese unverzüglich löschen und die Person über diesen Vorgang informieren. Da Sie grundsätzlich trotz des Malheurs an dem/ der Bewerber:in interessiert sind, laden Sie ihn/sie zu einem virtuellen Interview ein. Aufgrund der Datenverarbeitung mittels Videokonferenzsystem überlassen Sie ihm/ihr mit der Einladung zugleich eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung. Klug wie Sie sind, haben Sie die Informationen über die Datenverarbeitung im Autoresponder des Bewerbungspostfachs untergebracht und müssen nun nicht noch einmal informieren. Nach dem Gespräch entscheiden Sie, dass die Person für Ihr Unternehmen nicht in Frage kommt. Sie sagen der Person ab, schieben die Unterlagen in Ihr Archiv im E-Mail-Postfach, das so eingestellt ist, dass die Unterlagen nach sechs Monaten gelöscht werden.

Sollten Sie die Bewerber:innendaten nicht datenschutzkonform verarbeiten, kann das erhebliche – auch finanzielle – Konsequenzen haben. Die betroffene Person kann bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eine Beschwerde einreichen, wenn sie einen Datenschutzverstoß vermutet. Sollte die Aufsichtsbehörde einen solchen Verstoß feststellen, kann dies empfindliche Bußgeldern für das Unternehmen zur Folge haben. Zugleich können Bewerber:innen Schadensersatzansprüche gegenüber dem Unternehmen geltend machen. Darüber hinaus kann ein solcher Vorfall der Reputation des Unternehmens schaden.

Zusammenfassung: Technologische Tipps & Tricks für den Bewerbungsprozess

Auch wenn die Anforderungen auf den ersten Blick streng und schwer umsetzbar wirken, können Sie mit einfachen Workarounds auch als Nicht-Konzern einen einigermaßen technologisch „sauberen“ Bewerbungsprozess aufsetzen. Fassen wir also noch einmal kurz zusammen:

• Ein zentrales E-Mail-Postfach, zu dem nur wenige, berechtigte Personen Zugriff besitzen, ist eine einfache Möglichkeit die Verarbeitung personenbezogener Daten einzugrenzen.
• Mit einem Autoresponder hinter Ihrer Bewerbungsmailadresse können Sie auf eine Info-Seite Ihrer Website verweisen, auf der die Datenschutzinformationen für Bewerber:innen hinterlegt sind.
• Mithilfe der Verschlüsselungsfunktion von Microsoft365 können Sie die E-Mail-Korrespondenz weitgehend absichern.
• Dem Anspruch an ein Löschkonzept können Sie nachkommen, indem Sie dem Bewerbungspostfach eine eigene, kürzere Löschungsfrist von 6 Monaten einstellen. So stellen Sie sicher, dass die Bewerber:innendaten auch tatsächlich gelöscht sind.

Wenn Sie diese grundlegenden rechtlichen und technologischen Tipps beachten, sind Sie gut aufgestellt. Nichtsdestotrotz sollten Sie vorab grundsätzlich die Unterstützung von Expert:innen hinzuziehen. Auch die technologischen bzw. informationsverarbeitenden Aspekte sind oft sehr individuell zu betrachten. Hier ist die INVENTRY als IT-Servicedienstleister Ihr Partner um die Entwicklung und nachhaltige Umsetzung von IT-Prozessen und deren nachhaltige Betreuung.

Outlook ist das Mailprogramm von Microsoft und in vielen Unternehmen, die Microsoft365 nutzen, nicht mehr wegzudenken. Neben dem Versenden und Empfangen von E-Mails ist gerade das neue Office, in Kombination mit den weiteren Diensten, ein toller Produktivitäts-Compagnon. In diesem Blog stellen wir kompakt fünf Habits vor, die Ihren Büroalltag vereinfach und die Produktivität erhöhen. Denn gerade Outlook kann man so oder so benutzen. Und mal ehrlich; Wir arbeiten ja nicht um Zeit mit Programmen zu verschwenden, die wir nicht so gut beherrschen, wie es uns dienlich wäre, right? Zum Glück haben Sie diesen Beitrag hier gefunden.

Mit Outlook Add-Ons Produktivität erhöhen

Die Erweiterung des Funktionsumfangs von Outlook mithilfe von Add-Ons ist eine oft vernachlässigte, aber höchst produktive Ergänzung. Auch Sicherheitsaspekte können durch Outlook Add-Ons zur Absendererkennung ausgebaut werden. Wichtig ist bei jedem Add-on individuell zu prüfen, ob die rechtlichen Bedingungen zur Implementation gegeben sind. Gerade kostenlose Erweiterungen sollten – sofern Sie nicht von Microsoft angeboten werden – auf ihre Seriosität geprüft werden. Wenn das geschehen ist, können aber mit den richtigen, geprüften Tools hohe Produktivitätsgewinne erzielt werden.

Wiedervorlage mit Outlook einrichten

Täglich prasseln dutzende, wenn nicht gar hunderte E-Mails auf uns im Geschäftsleben ein. Umso wichtiger ist eine korrekte Priorisierung. Nur weil Sie etwas hintenanstellen, heißt das aber nicht, dass Sie sich das Recht nehmen sollten, die Anfrage oder Bitte einer anderen Person zu vergessen. Im Wust der E-Mails passiert aber gerade das immer mal wieder, wenn Sie nicht sehr organisiert sind. Das „neue“ Outlook (Im MS365-Paket wird Outlook laufend aktualisiert) gibt uns hier zwei großartige Möglichkeiten zur Selbstorganisation. Zum Einen können Sie markierte Mails in der Microsoft To Do App nachvollziehen. Das bedeutet, Sie können schnell und App-übergreifend wichtige Mails von den Unwichtigen trennen und über den Tag hinweg abarbeiten.

Versendete E-Mails in Outlook nachfassen

In einigen anderen Fällen sind Sie aber auch auf das Feedback einer anderen Person angewiesen. Bei manchen Personen oder Organisationen können Sie aus der Erfahrung schließen, dass die Chance hochist, dass man Sie „vergisst“. Auch hier können Sie sich das Leben in Outlook etwas leichter machen: Nehmen Sie sich bei einer Mail an einen Kontakt selbst in BCC. Die E-Mail, die Sie dann erhalten, markieren Sie in der Nachverfolgung für „Später“ und hinterlegen das Datum, zu dem Sie der Mail noch einmal nachfassen möchten. Wenn das ihr CMS (Content Management System) kann, cool, Outlook kann es auch.

Agenda für Termine im Outlook-Kalender

Oft kommt es vor, dass man von Personen außerhalb oder innerhalb der eigenen Organisation zu einem Termin oder MS-Teams Gespräch eingeladen wird. Damit Sie die Terminvorbereitung (z.B. wichtige Themen, die Sie ansprechen möchten) nicht in den Tiefen Ihres Sharepoints speichern müssen, können Sie einfach einen zweiten Termin zur gleichen Zeit anlegen, in dessen Beschreibung Sie einfach Ihre Punkte eintragen, selbst wenn Sie den „Haupt“-Termin nicht bearbeiten können. So haben Sie im Meeting Ihre Stichpunkte schnell zur Hand und müssen nicht lange suchen.

Termin finden mit Outlook-Termin-Assistent

Wir haben an anderer Stelle schon einmal über den Assistenten berichtet, trotzdem gehört der Microsoft Outlook Termin-Assistent in die Liste der Produktivitäts-Habits: Der Assistent hilft Ihnen bei Terminen zu sehen, wann Organisationsinterne Kolleg:innen Zeit für ein Meeting haben. So sparen Sie sich interne Terminvorschläge. Natürlich nur, wenn Microsoft365 korrekt in Ihrer Organisation eingerichtet ist. Sollte Ihr Organisationskonto nicht richtig eingerichtet sein oder die Kalender der Teammitglieder Ihrer Organisation nicht untereinander freigegeben sein, kann das dazu führen, dass Sie den Termin-Assistenten nicht richtig nutzen können. Wenn das so ist melden Sie sich doch bei uns, da können wir helfen.

Verwaltetes Microsoft365 Konto und die Funktionen

Einige Funktionen, wie z.B. das Unternehmensweite ausrollen von bestimmten Add-Ons wie z.B. FindTime oder Hubspot benötigen teilweise die Freigabe einer berechtigten Person (z.B. Systemadministrator:in) oder bestimmte Einstellungen oder Lizenzen. Auch die Nutzung des Termin-Assistenten funktioniert wie schon erwähnt nur einwandfrei, wenn die Unternehmensumgebung im sogenannten Microsoft365 Tenant korrekt eingerichtet und konfiguriert ist. Gerne unterstützen wir bei INVENTRY Sie bei entsprechenden Fragestellungen, das haben wir aber schon erwähnt. Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass Sie einen massiven Produktivitäts-Boost feststellen werden, wenn Sie von einem einzeln lizensierten Outlook, bzw. Microsoft365 (hieß früher Office365) auf eine Organisationsweit verwaltete Microsoft-Umgebung umstellen. Und bist auf die Kosten für die professionelle Einrichtung (ja, können Sie auch selber, dann ist das aber ein böses gefummel) sind die reinen Lizenzkosten fast gleich. Wenn Sie die die supergünstige Lizenzversion von Microsoft365 aktuell im Unternehmen nutzen wird es vielleicht ein paar euro pro Person mehr. Aber überlegen Sie sich mal wie viel Zeit sie damit sparen.

Umstellung auf Windows 11: Warum überhaupt?

Herrmann Hesse sagte: „Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“. Die Windows Version, auf die er sich bezog, ist zwar nicht überliefert, gilt aber trotzdem auch für Windows 11. Ursprünglich war Windows 10 von Microsoft als „das letzte“ Windows geplant. Die Aussage verhält sich so, als würde VW sagen, dass ein bestimmter Golf der letzte wäre, weil besser wird’s nicht. Schon damals, in 2015 war die Aussage also mehr Marketing-Gag, denn technisch fundiert. In den Jahren zeigte sich, dass Windows 10 mit der Zeit „Altlasten“ im System anhäufte, die das System unflexibel machten. Immer öfter mussten Entwickler Workarounds erarbeiten, die als Notlösung taugten, aber in keinem Fall sinnvoll für die angekündigte Ewigkeit waren. Kurzum: Durch die Unterstützung von alter Hardware wurde der Softwarekern von Windows 10 aufgebläht. Die Implementierung neuer Features, wurde hierdurch sehr komplex und immer unwirtschaftlicher. Die Vergangenheit behinderte also die Zukunft.

Neue Features machen Lust auf Umstellung

Neben den Veränderungen „unter der Haube“ nutzt Microsoft Windows 11 auch, um sein OS ebenfalls an der Oberfläche in die 20er Jahre unseres Jahrhunderts zu bringen. Das bedeutet, dass viele Funktionen, die Sie von Ihrem Handy und – man verzeihe den Seitenhieb – von Apple Computern kennen, auch in Windows Einzug halten. Das wären zum Beispiel:

• Voll integrierter Shop für Apps, in dem erstmals auch MS-fremde Apps wie z.B. Google Chrome erlaubt sind
• Integration von Android-Apps direkt in der Windows-Oberfläche
• Neues „Fluent-Design“ und eine hierdurch schnellere Oberfläche im Vergleich zu Windows 10
• Einen entschlackten stabilen Softwarekern
• Ein neuer Edge-Browser, der auf Chromium basiert
• Das Kontextmenü im Rechtsklick wurde angepasst und nutzerfreundlicher gestaltet
• Neues Startmenü wird mittig dargestellt, ähnlich wie bei MacOS. 

Neben diesen sehr offensichtlichen Veränderungen gibt es selbstverständlich noch viele weitere. Die neuen Funktionen werden in diesem Video sehr schön zusammengefasst und dargestellt:

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Wann der richtige Zeitpunkt für die Umstellung ist

Wann der Wechsel sinnvoll ist, hängt ganz besonders im professionellen Umfeld von der genutzten Software und Hardware ab. So kann es z.B. bei Individual- oder Branchensoftware zu Kompatibilitätsproblemen kommen, die die gesamte Organisation außer Gefecht setzen. Grundsätzlich sollten Sie den Wechsel aber schnellstmöglich vollziehen, da Windows 10 nur noch bis ins Jahr 2025 mit Updates versorgt wird. Spätestens dann hätten Sie ein ernstes Sicherheitsproblem. Das Update an sich kann aktuell direkt aus Windows 10 heraus erfolgen. Obgleich das Update sofort möglich ist, sollten Sie den Zeitpunkt in jedem Fall mit Ihrem IT-Partner abstimmen, um einen reibungslosen Einführungsprozess sicherzustellen.

Wie Sie die Umstellung auf Windows 11 vorbereiten

Die wichtigste Aufgabe vor der Umstellung auf Windows 11 ist eine organisationsweite Prüfung der Software- und Hardwareinfrastruktur auf mögliche Kompatibilitätsprobleme. Wenn in der Analyse ebensolche zutage kommen, sollten Sie vor der Umstellung die alten Rechner austauschen und bei Softwareanbieter:innen anfragen, wann die Kompatibilität mit Windows 11 hergestellt sein wird. In diesem Fall können Sie das Projekt „Umstellung auf Windows 11“ bereits vorbereiten. Erfahrungsgemäß sollten Sie, wenn alle vorbereitenden Punkte geklärt sind, einen Pilotbetrieb mit einigen wenigen interessierten Teammitgliedern starten, um individuelle Probleme in einem überschaubaren Rahmen festzustellen und interne Kompetenzen aufzubauen. Ihre erfahrenen Mitarbeiter:innen der Pilotgruppe können dann als nützliche Ressource bei der Umstellung für einen reibungsloseren Ablauf sorgen. In jedem Fall sollten Sie auch Ihren IT-Partner beim Projekt involvieren.

Achtung vor diesen Fallstricken beim Versionswechsel

Es wäre nicht Windows, wenn hinter dem „Die Umstellung ist eigentlich ganz einfach“ kein „ABER“ stehen würde. Denn, wie schon erwähnt, ist Windows 11 ein unfassbar komplexes Stück Software, das auf unterschiedlichen Endgeräten laufen muss. Darum kann es gerade bei der Umstellung zu Problemen technischer Natur kommen, die es vorab zu identifizieren gilt:

• Auch „eigentlich“ kompatible Hardware kann zu langsam sein, was dazu führt, dass es im Vergleich mit der Vorgängerversion zu Performanceverlusten kommt
• Unter Umständen läuft alte Software nicht mehr oder nur fehlerhaft, da Windows 11 bestimmte, veraltete Softwareelemente nicht mehr unterstützt
• Der Mensch: Gerade in der Umgewöhnung an die neue Oberfläche und teilweise geänderte Menüführung kann es kurzzeitig zu Produktivitätseinbußen kommen

All diese Probleme sind keine, die nicht zu lösen sind. Wie so oft im Leben sollten größere Veränderungen mit Bedacht und Strategie umgesetzt werden. Ihre Hardware können Sie prüfen, Ihre Softwarekompatibilität erfragen und Ihre Mitarbeiter:innen schulen und abholen. Wir bei INVENTRY sind bei der Umstellung auf Windows 11 natürlich gerne Ihr Partner, damit nichts schief geht.

Die Umstellung auf Windows 11 zusammengefasst

Wie Sie gesehen haben, ist die Umstellung zwar ein Projekt, das Sie mit Sorgfalt und der Zeit im Auge angehen sollten, jedoch keines, an dem Sie verzweifeln müssen. Gerade bei Unternehmen mit kritischen Infrastrukturkomponenten wie Branchensoftware ist unsere klare Empfehlung für die Umstellung: gehen Sie auf ein Fachunternehmen wie INVENTRY zu, um die Umstellung gemeinsam zu gestalten. Und sehen Sie es mal so: selbst wenn Sie die technischen Verbesserungen nicht interessieren sollten – Windows sieht nach 35 Jahren endlich gut aus! Wenn allein das schon kein Grund ist.

Terminplanung und Kalendermanagement in einfach

Schnell mal ein Meeting mit den Kolleg:innen aus der anderen Abteilung einstellen oder mit der Kontaktempfehlung ein Erstgespräch vereinbaren. Oftmals artet diese Aufgabenstellung zum Terminvorschlags-Ping-Pong aus. Outlook kann auch das ungemein vereinfachen. Durch wenige Tools und Tricks wird die Terminplanung in einem sauber eingerichteten Microsoft365 zum Kinderspiel. In diesem Beitrag haben wir Ihnen genau diese Tools und Tricks zusammengestellt. Lassen Sie uns doch gerne einen Kommentar unter dem Blog zurück, welche weiteren Tipps Sie empfehlen können oder schicken Sie uns einfach auf LinkedIn eine Nachricht, wie es Ihnen so geht.

Terminplanungs-Assistent von Outlook benutzen

Diese Funktion hilft Ihnen interne Termine zu koordinieren. So ersparen Sie sich Abstimmungen und Blocker, da Sie nur noch einen Terminvorschlag als Einladung an die Teilnehmer:innen des Meetings verschicken müssen. Vorausgesetzt ihr Microsoft365 ist korrekt eingerichtet und die Kalender werden, von allen in der Organisation, gewissenhaft gepflegt. Um den Terminplanungs-Assistenten zu benutzen klicken Sie in Outlook unten auf den Kalender und tragen die von Ihnen gewünschte Person in das dafür vorgesehene Feld ein. Anschließend können Sie mit dem Assistenten in eine geteilte Kalenderansicht wechseln in denen Ihr und der Kalender der Organisationsinternen Person, die Sie ins Einladungsfeld geschrieben haben angezeigt wird. Anschließend können Sie ganz einfach und visuell nach Überschneidungen im Kalender und einem freien Spot für Ihr Meeting suchen.

FindTime Add-on in Outlook installieren

FindTime ist ein Add-On von Microsoft selbst, das es Ihnen ermöglicht Organisations-Externen mehrere Terminvorschläge zu schicken. Eine sehr schöne Funktion des Add-Ons ist, dass sie Ihnen direkt Blocker für die Terminvorschläge in Ihren Outlook-Kalender einstellt und nach der Abstimmung mit Ihrem Gegenüber diese automatisch löscht und eine Besprechung für alle einstellt. Wir bei INVENTRY haben aber die Erfahrung gemacht, dass Empfänger:innen, mit einem nicht korrekt eingerichteten Microsoft365 Account, oft nicht korrekt auf die Terminvorschläge zugreifen können. Ist sichergestellt, dass die Person an die sie Ihre Terminvorschläge mit FindTime schicken, die Termine auch öffnen kann, erhöht die Nutzung massiv ihre Produktivität und Verlässlichkeit. Denn durch die automatischen Blocker ist fast zu 100% sichergestellt, dass es zu keinen doppelten Terminen kommt.

Outlook Integration für Calendly

Eines der beliebtesten Tools zur Terminvereinbarung ist Calendly. Hier können Sie Ihren Outlook-Kalender (oder Teile davon) für andere freigeben, die sich dann einen Termin bei Ihnen buchen können. Wenn Sie mit mir einen Termin vereinbaren wollen, welche Potentiale Microsoft365 bei Ihnen hat, können Sie das z.B. hier in meinem Calendly machen. Obgleich Calendly ein Drittanbieter ist, bestehen hier mannigfaltige Möglichkeiten der Integration in das Angebot von Microsoft365, wie beispielsweise im Sinne von Mailversand und Terminerinnerungen. Zu beachten sind hier existierende Datenschutz-seitige Regeln, die vor der großflächigen Implementation, zu prüfen sind.

Anfahrten als Kalenderereignisse in Outlook

Alle Termine sind vereinbart (über welches Tool auch immer). Und nun? Gefühlt finden heute die meisten Termine digital über Teams, Zoom oder einen anderen Videotelefonie-Service statt. Umso eher kann bei der Terminplanung der Fauxpas passieren, dass kurz davor oder danach ein weiter Call geplant wird. Darum empfehlen wir bei Außenterminen immer eine Anfahrt als separaten Termin zu buchen (zu dem Sie auch die Kolleg:innen einladen sollten, die dabei sind), damit es kein Terminchaos gibt.

Premiumtipp: Urlaubsplanung in Outlook

Gerade in kleinen Unternehmen gibt es oftmals kein eigenes Tool für die Urlaubsplanung. Auch hier kann Outlook hilfreich sein. Möchte ein:e Kolleg:in in den Urlaub, so kann die genehmigende Person zu einem entsprechen Outlook Termin eingeladen werden (z.B. Urlaubsanfrage Melanie Musterfrau). Hat der Vorgesetzte durch die Annahme der Einladung den Urlaub im System bestätigt, lädt Frau Musterfrau die anderen Kolleg:innen ein, um sie über ihre Abwesenheit zu informieren. Dieses Vorgehen ist zwar nur in kleinen Unternehmen zu empfehlen, dort aber sehr Hands on und einfach.

Termintools für Outlook ins Unternehmen implementieren

Sie haben gesehen, dass Outlook einige spannende technische Funktionen oder Anbindungen bietet, die gerade die Terminplanung vereinfachen. Wichtig ist aber vorher zu prüfen, inwiefern sich gerade die technischen Tools in den Unternehmensalltag und die bestehenden Microsoft-Infrastruktur integrieren lassen. Kommen Sie zum Austausch hinsichtlich ihrer lokalen Gegebenheiten gerne auf uns zu. Gemeinsam bewerten wir die Ausgangssituation und darauf aufbauende Möglichkeiten die oben genannten Tools und Tipps anzuwenden. Und mal ehrlich: Anfahrten können Sie ab jetzt ja immer einstellen.